Aktualności

Krajowy Fundusz Szkoleniowy w 2026 roku – najważniejsze zmiany i zasady

05.02.2026

Rok 2026 przynosi istotne zmiany w funkcjonowaniu Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS). Nowe przepisy porządkują sposób składania wniosków, zasady wydatkowania środków oraz krąg uprawnionych wnioskodawców i beneficjentów. Poniżej przedstawiamy kluczowe informacje, z którymi powinni zapoznać się pracodawcy oraz osoby prowadzące działalność gospodarczą.

Elektroniczny wniosek – jedna forma w całym kraju

Od 2026 roku wnioski o dofinansowanie działań z KFS mogą być składane wyłącznie w formie elektronicznej. Obowiązuje jeden, jednolity wzór elektronicznego wniosku dla całego kraju.

Wniosek o przyznanie środków Krajowego Funduszu Szkoleniowego (PSZ-KFS) będzie dostępny na portalu Praca.gov.pl, po uruchomieniu naboru przez właściwy urząd pracy. Dostęp do formularza pojawi się w tzw. konsoli Praca.gov.pl danego urzędu.

Jedna pula środków KFS

Nowa ustawa zlikwidowała dotychczasowy podział środków KFS na tzw. pulę Ministra oraz pulę Rady Rynku Pracy. Od 2026 roku funkcjonuje jedna wspólna pula środków, wydatkowana od początku roku na jednolitych zasadach.

---

Priorytety wydatkowania KFS w 2026 roku

Środki KFS są wydatkowane zgodnie z priorytetami, które mają charakter równorzędny i różnią się wyłącznie zasięgiem terytorialnym.

Rodzaje priorytetów:

• do 4 priorytetów ogólnopolskich – ustalanych przez ministra właściwego do spraw pracy,
• do 3 priorytetów wojewódzkich – ustalanych przez Wojewódzkie Urzędy Pracy,
• 1 priorytet powiatowy – ustalany przez Powiatowy Urząd Pracy.

Ustanowienie własnych priorytetów regionalnych lub lokalnych nie jest obowiązkowe. Ma ono na celu umożliwienie urzędom pracy reagowania na specyficzne potrzeby szkoleniowe danego regionu lub powiatu.

W praktyce oznacza to, że w jednym powiecie może obowiązywać maksymalnie 8 priorytetów (4 ogólnopolskie, 3 wojewódzkie i 1 powiatowy).

Publikacja priorytetów

Obowiązek publikacji wszystkich przyjętych priorytetów spoczywa na Wojewódzkich Urzędach Pracy. Każdy WUP publikuje:

• priorytety ogólnopolskie,
• własne priorytety wojewódzkie,
• priorytety powiatowe (jeśli zostały przyjęte).

Nabory i sposób przyznawania dofinansowania

Wnioski o dofinansowanie są przyjmowane wyłącznie po ogłoszeniu naboru, który zawsze określa konkretne daty rozpoczęcia i zakończenia składania wniosków.

Dofinansowanie:

• jest przyznawane na podstawie oceny punktowej,

• nie obowiązuje zasada „kto pierwszy, ten lepszy”,

• środki są przyznawane do wysokości limitu dostępnych funduszy.

W pierwszej kolejności rozpatrywane są wnioski spełniające co najmniej jeden z obowiązujących priorytetów – ogólnopolskich, wojewódzkich lub powiatowych.

Ustawa dopuszcza również możliwość przyznania dofinansowania na wnioski niespełniające żadnego priorytetu, pod warunkiem że po rozpatrzeniu wniosków priorytetowych w dyspozycji PUP pozostaną wolne środki.

Kto może składać wnioski i kto może korzystać ze środków KFS

Nowe przepisy rozszerzają dostęp do środków KFS.

Wnioskodawcy:

• pracodawcy,
• osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.

Uczestnicy dofinansowanych form kształcenia:

• pracodawcy,
• osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą,
• pracownicy,
• osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych.

Oznacza to, że środki KFS mogą być przeznaczone zarówno na rozwój kompetencji kadry, jak i samego przedsiębiorcy.

Wysokość dofinansowania i nowe zasady liczenia etatów

Wysokość dofinansowania uzależniona jest od liczby zatrudnionych, przeliczonej na pełne etaty:

• 90% kosztów kształcenia – dla pracodawców zatrudniających poniżej 10 etatów,

• 70% kosztów kształcenia – dla pracodawców zatrudniających 10 i więcej etatów.

W praktyce oznacza to, że wszyscy pracodawcy zatrudniający poniżej 10 osób (w przeliczeniu na etaty) powinni otrzymać dofinansowanie na poziomie 90%.

Jak liczyć etaty?

Aby obliczyć liczbę etatów:

1. sumuje się łączną liczbę godzin pracy wszystkich pracowników,

2. dzieli się ją przez nominalny czas pracy pełnego etatu (np. 40 godzin tygodniowo).

Do liczby zatrudnionych wlicza się:

• pracowników zatrudnionych na umowę o pracę (w tym młodocianych),
• osoby przebywające na urlopach macierzyńskich, wychowawczych, bezpłatnych,
• osoby odbywające służbę wojskową.

Nie uwzględnia się natomiast:

• osób zatrudnionych na umowach zlecenia i o dzieło,
• stażystów i praktykantów,
• właścicieli firm i osób samozatrudnionych.

Wyłączenia z dostępu do KFS

Nowe przepisy nie zmieniają zasad dotyczących służb mundurowych – funkcjonariusze Policji, PSP, Wojska i innych formacji mundurowych nie mogą korzystać ze środków KFS.

Ustawa wprowadziła także zakaz korzystania z KFS przez kadry publicznych służb zatrudnienia, w tym:

• ministerstwa i organy zatrudnienia,
• urzędy wojewódzkie,
• Wojewódzkie i Powiatowe Urzędy Pracy.

Wymóg wpisu do Bazy Usług Rozwojowych

Nowa ustawa wprowadza obowiązek posiadania przez realizatora szkolenia wpisu do Bazy Usług Rozwojowych (BUR), prowadzonej przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości. Wymóg ten dotyczy wyłącznie podmiotów realizujących szkolenia.

---

Podsumowanie

Zmiany wprowadzone ustawą o rynku pracy i służbach zatrudnienia oraz nowym rozporządzeniem w sprawie KFS porządkują system i wprowadzają większą przejrzystość zasad. Jednocześnie nakładają na wnioskodawców obowiązek dokładnego zapoznania się z nowymi regulacjami oraz terminami naborów.

Przed złożeniem wniosku warto szczegółowo przeanalizować obowiązujące priorytety, sposób liczenia etatów oraz wymagania formalne, aby zwiększyć szanse na uzyskanie dofinansowania.

 

Potrzebujesz wsparcia przy KFS?

Jeśli planują Państwo skorzystać ze środków Krajowego Funduszu Szkoleniowego w 2026 roku i chcą mieć pewność, że wybrane działania szkoleniowe spełniają aktualne wymogi formalne, zapraszamy do współpracy.

Wspieramy pracodawców na każdym etapie procesu – od doboru odpowiednich form kształcenia, przez dopasowanie ich do obowiązujących priorytetów KFS, aż po realizację szkoleń.

Firma Malinowski & Partners Bogdan Malinowski jest wpisana do Bazy Usług Rozwojowych (BUR) prowadzonej przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości, dzięki czemu nasze szkolenia mogą być finansowane ze środków KFS.

Więcej informacji o naszej ofercie oraz realizowanych usługach znajdą Państwo na naszej stronie internetowej >>>KFS

👉 Zapraszamy do kontaktu – chętnie pomożemy dobrać rozwiązania najlepiej dopasowane do potrzeb Państwa organizacji.

Magdalena Cięciera
Manager ds. Kształcenia i Rozwoju 

Tel. (22) 253-32-74, Tel. 513-214-212, biuro@pmgroup.pl

 

Źródło:

• USTAWA z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620)
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 listopada 2025 w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz.U. 2025 poz. 1641)
• Kierunkowe wytyczne dla urzędów pracy - Krajowy Fundusz Szkoleniowy w roku 2026

Powrót