Zarządzanie procesami to skoordynowane działania jakie może podjąć organizacja w celu zoptymalizowania procesów lub dostosowania ich do nowych potrzeb. Dotyczy struktury i funkcjonowania samych procesów uczestniczących w realizacji usługi bądź wyrobu, jak również jakości wyrobów lub usług przetwarzanych w procesach.

Zarządzanie procesami ma na celu odpowiedź na jedno z najważniejszych pytań stojących przed organizacją -  jak stworzyć silną i elastyczną oś dla wszystkich operacji, która usprawni przepływ informacji i pracy, a nie przeciąży organizację niepotrzebnymi procedurami i opóźnieniami w procesie podejmowania decyzji.

Skuteczne zarządzanie procesami rozszerza możliwości organizacji w zakresie przewidywania zmian zachodzących na rynku, zarządzania nimi i reagowania na nie, a ponadto maksymalizuje szanse związane z działalnością gospodarczą. Właściwe zarządzanie procesami może również zmniejszać nieefektywność i ograniczać liczbę błędów wynikających z nadmiaru informacji i podejmowanych w związku z nimi działań.

W skład zarządzania procesowego wchodzą między innymi:

• Definiowanie (opisywanie) procesów;
• Mapowanie procesów;
• Operacyjne zarządzanie procesami, w tym ich ciągłe usprawnianie;
• Wdrażanie gruntownych zmian w procesach;
• Projektowanie nowych procesów;
• Uszczegółowienie modeli procesowych dla potrzeb projektowania oprogramowania*.

* zarządzanie procesami może być, ale nie musi, wspomagane systemami informatycznymi.

Procesy są zwykle dostosowywane na podstawie modeli najlepszych praktyk dostarczonych przez zewnętrzne zespoły konsultingowe lub na podstawie doświadczenia pracowników organizacji. Zrozumiały język zapisów dla wszystkich pracowników w organizacji, powoduje większą i skuteczniejszą przyswajalność opisów. Praca konsultantów z zaangażowanym zespołem pracowników organizacji i jej kierownictwem przy wprowadzaniu zarządzania procesami, z założenia skazana jest na sukces.

Aby sprawnie zarządzać procesami, organizacja określa wskaźniki do każdego z nich. Szczegółowość parametrów badanych, w procesie, zależy od organizacji i celu jaki chce weryfikować a zarazem osiągnąć.