Samoocena CAF to metoda kompleksowego zarządzania jakością, zainspirowana Modelem Doskonałości Europejskiej Fundacji Zarządzania Jakością (EFQM) oraz modelem opracowanym w Wyższej Szkole Administracji w Spirze. Metoda ta opiera się na założeniu, że osiągnięcie pożądanych rezultatów działań organizacji, obywateli/konsumentów, poszczególnych jednostek i całych społeczeństw zależy od jakości przywództwa, wpływającego na politykę i strategię, zarądzanie zasobami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania związków partnerskich, zasoby i procesy zarządzania zmianą. Zgodnie z tą metodą organizację poddaje się jednoczesnemu oglądowi z różnych punktów widzenia, w ramach całościowego procesu analizy wyników jej działalności.
KORZYŚCI
- Uzyskanie informacji na temat kierunku przyszłych działań doskonalących.
- Dostarczenie danych i informacji będących podstawą do poprawienia systemu zarządzania organizacją, a w tym:
- identyfikacja mocnych stron i obszarów do poprawy,
- okresowy pomiar postępów i śledzenie trendów,
- identyfikacja dobrych praktyk i dzielenie się nimi wewnątrz organizacji. - Porównanie wyników z innymi organizacjami o podobnym charakterze.
- Rozpowszechnianie w organizacji wiedzy na temat podstawowych zasad i koncepcji zarządzania i doskonalenia organizacji.
- Wykorzystanie wiedzy i kreatywności pracowników organizacji.
- Przygotowanie organizacji do aplikowania o nagrody jakości (regionalne, krajowe).
- Możliwość zastosowania modelu zarówno w obszarze doskonalenia organizacji np. w ramach działań objętych rozdziałem 8.5.1 Normy ISO 9001 lub jako odrębny, niezwiązany model służący podnoszeniu jakości funkcjonowania organizacji.
- Możliwość powiązania zasad i wyników samooceny z innymi przedsięwzięciami dotyczącymi jakości w organizacji.
OPIS CYKLU WDROŻENIOWEGO
Diagnoza przedwrożeniowa/ustalenie odpowiedzialności
Na tym etapie przeprowadzane są konsultacje z interesariuszami organizacji oraz jej pracownikami, mające na celu uzyskanie wysokiego poziomu zaangażowania i poczucia wspólnoty interesów pomiędzy kierownictwem organizacji a jej pracownikami. Kolejnym punktem przed przystąpieniem do samooceny jest zapewnienie odpowiednich zasobów niezbędnych do jej przeprowadzenia. Priorytetowym działaniem na tym etapie jest przyjęcie odpowiedzialności za realizację powyższych punktów w tym także wyznaczenie Koordynatora CAF oraz podjęcie decyzji (decyzja formalna) o przeprowadzeniu samooceny, a w tym ustalenie zakresu samooceny, ustalenie podejścia do samooceny, wybór arkusza skali oceny.
Na tym etapie Konsultant P&M GROUP w porozumieniu z naczelnym kierownictwem organizacji nakreśla plan przekazywania informacji/wiedzy o projekcie CAF kierownictwu średniego szczebla i pracownikom organizacji, a w tym określa: grupy docelowe, przekaz, medium, częstotliwość, stosowane instrumenty.
Kulminacją tego etapu jest rozpowszechnienie wiedzy na temat modelu CAF ze zwróceniem szczególnej uwagi na korzyści płynące z przeprowadzenia samooceny, tego jak proces samooceny może doprowadzić do zmiany na lepsze, dlaczego przypisano mu priorytetowe znaczenie, w jaki sposób łączy się on z planami strategicznymi organizacji, jaki ma związek z całościowymi działaniami na rzecz poprawy wyników organizacji.
Następuje przeformułowanie i dostosowanie modelu do specyfiki organizacji, grup klientów, charakteru prowadzonej działalności.
Upowszechnianie informacji na temat samooceny CAF
Etap upowszechniania jest etapem szkoleniowym. Szkoleniami przeprowadzonymi przez doświadczonego trenera P&M GROUP zostaną objęte trzy grupy kadry organizacji:
- kierownictwo najwyższego i średniego szczebla,
- pracownicy firmy,
- odpowiedzialni za wdrożenie pracownicy Zespołu ds. Samooceny oraz Koordynator CAF
Szkolenia dla poszczególnych grup uczestników różnią się szczegółowością i metodyką zajęć, wszystkie jednak swoją tematyką oscylują wokół dziewięciu głównych Kryteriów modelu CAF, a zatem:
- Przywództwo.
- Stategia i planowanie.
- Zarządzanie zasobami ludzkimi.
- Partnerstwo i zasoby.
- Procesy.
- Wyniki w relacjach z obywatelami/klientami.
- Wyniki w relacjach z pracownikami.
- Wyniki dotyczące wpływu na społeczeństwo.
- Kluczowe wyniki działalności.
Dodatkowo Zespół ds. Samooceny wraz z Koordynatorem CAF zostaną przeszkoleni w zakresie metodologii przeprowadzania samooceny, a tym z zasadami punktacji kyteriów.
Przeprowadzenie samooceny
Na tym etapie Zespół ds. Samooceny wspomagany doradztwem Konsultanta P&M GROUP dokona organizacji materiałów dowodowych, oceny indywidualnych kryteriów jak też ustalenia konsensusu w grupie oraz określenia mocnych i słabych stron organizacji dla każdego kryterium. Po przeprowadzonej samoocenie Konsultant P&M GROUP wraz z Koordynatorem CAF sporządzi zbiorczą informację dotyczącą oceny oraz jej uzasadnienie, oraz wskaże możliwe do podjęcia działalnia doskonalące.
Opracowanie i wdrożenie planu doskonalenia
Ostatni etap wdrożenia służy wyznaczeniu priorytetowych obszarów wymagających doskonalenia. W tym zakresie Konsultant P&M GROUP wykorzystując odpowiednią metodykę wyznaczania priorytetowych celów przeprowadzi Koordynatora CAF przez proces typowania obszarów wymagających doskonalenia oraz przedstawi zalecenia do realizacji planu w formie raportu końcowego.
Dalsze działania
Przeprowadzenie samooceny nie kończy procesu doskonalenia w myśl cyklu Deminga. Ten etap to czas na wdrożenie zmian. Na tym etapie Koordynator CAF powinien upowszechnić plan doskonalenia, przekazać informacje o wynikach samooceny, poinformować o planowanych działaniach doskonalących, oraz przekazać informacje o mocnych stronach organizacji. Na etapie wdrożenia działań niezbędne jest przyjęcie jednolitego podejścia i oparcie działań o monitoring i oceny, określenie przewidywanych wyników działań doskonalących i terminów ich osiągnięcia oraz wyznaczenie osób odpowiedzialnych za realizację konkretnego działania, rozważenie alternatywnych scenariuszy różnych złożonych działań. Po przypisaniu odpowiedzialności w zakresie realizacji działań nalezy rozpocząć wdrażanie/realizaje działań - opracowanie arkuszy działan oraz pomiar i ocenę wdrozeni, osiąganych wyników.
