Aktualności

Kontrola zarządcza

13.02.2012

Kontrola zarządcza a skuteczne zarządzanie w oparciu o model normy ISO 9001:2008

Sławomir Muńko - Konsultant P&M GROUP

 

Z ustawy o finansach publicznych wynika jednoznacznie, że odpowiedzialność za decyzje podjęte w zakresie kontroli zarządczej spoczywa na kierującym jednostką.

Kontrola zarządcza to nowa nazwa dla dobrze znanej w instytucjach komercyjnych kontroli wewnętrznej. Odzwierciedla to:
 ● definicja zawarta w ustawie o finansach publicznych - ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów,
 ● podział standardów na pięć obszarów tematycznych - środowisko wewnętrzne, zarządzanie ryzykiem, mechanizmy kontroli, informacja i komunikacja oraz monitorowanie i ocena.

Na tych samych zasadach zbudowane są założenia normy ISO 9001 dotyczące systemu zarządzania jakością w organizacji.

W ustawie o finansach publicznych, kontrolę wewnętrzną nazwano zarządczą, aby nie kojarzyć jej z czynnościami polegającymi na sprawdzaniu zgodności z procedurami, lecz skupić się na rozwiązaniach ogólnosystemowych i podkreślić odpowiedzialność kierujących za skuteczność kontroli zarządczej. Obowiązek wdrożenia kontroli zarządczej oznacza więc, że kierujący jednostką jest odpowiedzialny za wprowadzenie skutecznych rozwiązań organizacyjnych i procedur, a następnie za zapewnienie, że są one przestrzegane w takim stopniu, jak jest to konieczne do spełnienia celów danej instytucji. W klasycznych systemach zarządzania jakością postępuje się identycznie. Wartym podkreślenia jest fakt, że w ramach wdrożenia kontroli zarządczej kierujący jednostką może dowolnie wybierać konkretne rozwiązania i cele do realizacji. Taki sposób funkcjonowania jest dobrze znany organizacjom, które wdrożyły ISO-ski system zarządzania.

Ogromną zaletą nowej regulacji jest stopień jej ogólności. Należy pamiętać, że poziom kadry zarządzającej w organizacjach jest mocno zróżnicowany. Tym samym, dla jednych nowy przepis jest świetnym pretekstem do przeglądu wypracowanych przez lata rozwiązań zarządczych - usystematyzowanie podejścia w jednej procedurze i udoskonalenie funkcjonującego systemu. Tak będą postępować Ci, którzy model normy ISO 9001:2008, już wprowadzili. Inni będą musieli położyć nacisk na podniesienie kompetencji kadry kierowniczej i wdrożenie systemów wypracowanych przez inne jednostki lub oferowanych przez rzesze konsultantów i ekspertów.

Obowiązująca ustawa o finansach publicznych nie określa żadnych wymagań w zakresie dokumentacji kontroli zarządczej. Pewne wskazanie stanowi art. 53, gdzie wśród celów kontroli ustawodawca podaje na pierwszym miejscu zgodność działalności z przepisem prawa oraz procedurami wewnętrznymi. Więcej szczegółów znajduje się w standardach kontroli zarządczej, gdzie czytamy. Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna. Wymieniona wyżej dokumentacja powinna być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa zewnętrznego, którymi są przede wszystkim ustawy i rozporządzenia. Praktycznie identyczną filozofię i rozwiązania proponują zapisy w normie ISO.

Obowiązek sprawowania kontroli dla zarządzającego jest sprawą równie oczywistą, jak odpowiedzialność za planowanie, organizowanie czy motywowanie. W tym rozumieniu niepokojące jest wprowadzanie obowiązku kontroli zarządczej na szczeblu ustawowym, gdyż nasuwają się dość oczywiste pytania. Czy w jednostkach sektora finansów publicznych jak dotąd brak tego elementu? Czy ustawa o finansach publicznych jest najlepszym miejscem na podkreślanie wagi podstawowych zadań zarządzającego, skoro efektywność kosztowa jest tylko jednym z przedmiotów zainteresowania kontroli zarządczej? Czy obwarowanie finansowych aspektów kontroli zarządczej odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych nie umniejszy wagi innym, równie istotnym jej elementom, takim jak: terminowość, legalizm, etyka czy też niezapisana w ustawie, a szczególnie istotna w realiach funkcjonowania jednostek, orientacja na klienta.

Należy pamiętać, że systemy zarządzania jakością, oparte na wymaganiach normy ISO 9001:2008, bazują na analizach informacji o organizacji zebranych w trakcie funkcjonowania kontroli wewnętrznej. Pojęcie kontroli zarządczej odpowiada nowoczesnemu rozumieniu kontroli wewnętrznej. Kontrola wewnętrzna jest narzędziem zarządzania wykorzystywanym do uzyskania racjonalnej pewności, że cele zarządzania zostały osiągnięte (def. INTOSAI - Międzynarodowa Organizacja Najwyższych Organów Kontroli). Kontrola finansowa jest elementem kontroli wewnętrznej. Należy więc zadać sobie pytanie, czym jest kontrola zarządcza? Uzasadniona jest więc teza, że kontrola zarządcza jest narzędziem zarządzania organizacją.

Zdanie praktyków w tej materii jest już znane. Organizacje, gdzie wdrożono system zarządzania jakością zgodny z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009, bez większej trudności stworzyły sprawny i funkcjonalny system kontroli zarządczej. Możliwe to było dzięki wspólnym elementom tych dwóch standardów, takich jak:
 - terminologia,
 - podejście procesowe do zarządzania organizacją,
 - określanie celów i mierników dla realizacji procesów,
 - monitorowanie i ciągłe doskonalenie realizacji procesów,
 - audyty, przeglądy zarządzania,
 - komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna,
 - dokumentacja i nadzór nad jej funkcjonowaniem.

System zarządzania jakością to gotowy przepis na stworzenie systemu kontroli zarządczej wymagany standardami ustanowionymi przez Ministra Finansów.

Konkludując można stwierdzić, że funkcjonowanie (nieobowiązkowego) systemu zarządzania jakością według normy ISO 9001:2008 daje możliwość wdrożenia skutecznego i sprawnego systemu kontroli zarządczej (ustawowo obowiązującego). Podkreślenia jest godny fakt, że zależność ta funkcjonuje również w drugą stronę.

 

Powrót